Napisane przez: Piotr Zalewski, Account Strategy Coordinator

Dokumenty Google to usługa czerpiąca pełnymi garściami z dobrodziejstw internetu. Dzięki niej łatwo jest tworzyć dokumenty samodzielnie lub w kilka osób i dzielić się nimi ze znajomymi czy klientami. Do rozpoczęcia pracy z Dokumentami Google wystarczy zwykła przeglądarka internetowa i dostęp do internetu. Cała usługa dostępna jest za darmo, wystarczy tylko posiadać Konto Google. Przedstawiamy pięć możliwości jakie posiadają Dokumenty, które są naszym zdaniem szczególnie warte uwagi.

1. Formularze. Arkusz kalkulacyjny pakietu Dokumenty umożliwia zebranie danych od współpracowników, klientów lub znajomych w łatwy i szybki sposób.

Aby utworzyć formularz w usłudze Dokumenty musimy zalogować się do serwisu http://docs.google.com, a następnie stworzyć nowy arkusz kalkulacyjny ( Nowy > Arkusz ). Nowootwarty arkusz zapisujemy ( Plik > Zapisz ), nadając mu nazwę np. „Ankieta”. W nazwanym już arkuszu wybieramy zakładkę Udostępnianie, a następnie guzik „aby wypełniły formularz”.

Po zatwierdzeniu wpisujemy treść pytania, tekst pomocy, czyli to co wyświetli się pod nim oraz wybieramy odpowiedni typ pytania. Jeśli zdecydujemy się na pytanie typu „wielokrotny wybór” to będziemy musieli wpisać także możliwe odpowiedzi.

Kolejne pytania tworzymy wybierając opcję „dodaj pytanie”. Gotową ankietę zapisujemy, a następnie dodajemy adresy e-mail odbiorców. To wszystko! Każdy z adresatów otrzyma formularz pocztą elektroniczną. Wszystkie odpowiedzi zostaną zapisane w przejrzystym arkuszu kalkulacyjnym.

2. Udostępnianie dokumentów klientom i współpracownikom. Stworzone w Dokumentach Google prezentacja, arkusz kalkulacyjny czy dokument tekstowy są dostępny dla Twoich klientów i współpracowników na kilka sposobów.
  • Dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje klienci mogą oglądać i edytować online po otrzymaniu zaproszenia od twórcy. Osoba, która stworzyła dokument decyduje o tym kto ma do niego dostęp i czy zaproszony otrzymał możliwość jego edycji. Wszelkie zmiany są zapisywane w historii, dzięki niej można sprawdzić kto i kiedy ich dokonał.
  • Dokumenty Google w pełni obsługują format PDF. Edytowany w Dokumentach plik można wysłać pocztą elektroniczną do współpracowników bezpośrednio w formacie PDF, bez uruchamiania oddzielnego programu pocztowego. Do Dokumentów można także wgrać plik PDF z lokalnego komputera.
  • Każdy z dokumentów można umieścić na witrynie WWW i blogu wykonując zaledwie kilka kliknięć. Dotyczy to również prezentacji!
3. Dokumenty dostępne zawsze i wszędzie. Wszystkie dokumenty, które stworzysz w Dokumentach Google są dostępne wszędzie tam gdzie masz dostęp do internetu i przeglądarki. Nie musisz martwić się o kopie zapasowe.

Umieszczenie plików z lokalnego komputera w serwisie Dokumenty Google jest tak łatwe jak wysłanie maila. Każdy użytkownik usługi otrzymuje specjalny adres e-mail, na który może przesyłać pliki m.in. w formatach RTF, ODC, DOC czy PPT. Zostaną one automatycznie umieszczone w usłudze Dokumenty Google z możliwością ich pełnej edycji. Dokumenty można też umieszczać w serwisie korzystając z opcji Prześlij znajdującej się na stronie głównej, zaraz po zalogowaniu.

4. Wyszukiwarka. Wszystkie dokumenty, które znajdują się w Twojej usłudze Dokumenty Google można przeszukiwać pełnotekstowo. Oznacza to, że za jednym razem możesz przeszukiwać zawartość wszystkich Twoich dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji.

5. Gadżety. Znajdujące się w Arkuszu Kalkulacyjnym Gadżety dają nietypowe możliwości prezentacji danych –- od map, poprzez wykresy ruchome na mierniku zegarowym kończąc.

Aby dodać gadżet wystarczy w Arkuszu Kalkulacyjnym wybrać opcję „Wstaw gadżet...”, zdecydować się na jeden z gadżetów, a następnie zaznaczyć na arkuszu zakres danych do prezentacji. Po kliknięciu przycisku „Zastosuj” zobaczymy wizualizację naszych danych w ramach gadżetu. Stworzony gadżet możemy opublikować na stronie WWW, w tym celu należy kliknąć na przycisku znajdującym się w prawym górnym rogu gadżetu i wybrać opcję „Publikuj Gadżet”, a następnie wstawić wygenerowany kod do kodu naszej strony WWW.